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秘書代行サービスについて

秘書代行で問い合わせ対応の人件費を削減

人件費を削減したいなら秘書代行

最近、介護事業で起業した30代の男性です。ありがたいことに徐々に開業後から顧客が増え、事業も軌道に乗ってきました。しかし、問い合わせ電話が増えたため本来の業務に集中できなくなってきたことが悩みです。

しかし、電話対応のスタッフを雇う余裕はまだありません。もっと事業が安定するまでは、なるべく人件費は削減したいところです。問い合わせ対応時間を削減する方法としては、問い合わせ先をメールフォームにするという方法も考えましたが、うちを利用する顧客の多くは中高年以上の人たちばかりです。

直接電話で説明したい、話を聞きたいと思っているであろうことが想像できます。いきなり電話を利用した問い合わせ先をなくしてしまうことは、うちの顧客の方々には受け入れられないでしょう。

また、このような顧客達にとって、携帯電話やパソコンからのメールでの問い合わせすることはとてもハードルが高いのです。問い合わせ先としての電話番号は絶対に必要なのです。メールやLINEが通信のデジタル世代の顧客層が中心の事業者にはメールフォームのみという窓口対応にしても問題ないのかもしれないけれど、うちのような年齢層の高い現場には不適切と思われます。

どうしたらいいのだろうかと悩んでいたところ、ふとインターネット画面を見ていて気付いた広告がありました。電話対応もやってくれる秘書代行というサービスがあるらしいのです。秘書代行サービスについて、さっそくリサーチしてみました。

■秘書代行サービスとはこんなサービス!
秘書代行サービスは、事務所、店舗にかかってきた電話を受けて対応してくれるサービスです。電話対応のプロフェッショナルである専門オペレータが、相手方の連絡先を確認してメールで連絡してくれます。本来の業務に集中できるので、業務効率が上がります。

また、対応パターンも契約内容によって選べるようになっています。例えば、問い合わせに対して、用意された回答をこたえてくれるというものです。簡単な問い合わせ内容に、コールバックしなくて済めば時間とコストの節約になって一石二鳥です。いろいろある秘書代行サービスのメリットは次のようなものがあります。

【秘書代行サービス利用のメリット:業務効率が上がる】
突然の電話で中断されることがなく、本来の業務に集中することができるようになります。休憩時間にかかってきた電話の対応もしてもらえるので、現場のスタッフからも喜ばれます。事業と無関係な営業電話に時間を取られることがなくなります。

【秘書代行サービス利用のメリット:新規顧客を逃さない】
新規顧客からのサービス利用申し込みや、サービス内容の問い合わせといった重要連絡の取りのがしを防ぐことができます。また、多忙な時期には電話対応がそっけなくなってしまい、顧客の受けた心証が気になり反省することがありますが、プロの秘書代行サービスのオペレータに任せておけばそのような心配もありません。

【秘書代行サービス利用のメリット:信用を得られる】
いつ電話をかけても不在や話し中が続いていると、信用する気持ちがだんだん失われていくものです。顧客、取引先から「あそこはいつかけても電話に出てくれる」という信用はとても大切なものです。

そして、気になる費用はといえば、秘書代行サービスには月1万円程度のようです。このくらいのコストならば、支払う価値はあるでしょう。秘書代行サービスの利用で問い合わせ対応の人件費を削減できたと思えばいい。そう思い、私は秘書代行サービスを選びました。